Eisenhower Prinzip für besseres Zeitmanagement Eine Technik aus dem Zeitmanagement

Wer kennt es nicht: Zu viele Aufgaben und zu wenig Zeit. Wie organisiere ich mich und was ist Zeitmanagement? Wenn du dir diese Fragen stellst, bist du hier genau richtig. In diesem Artikel stellen wir dir das Eisenhower Prinzip und alle wichtigen Informationen rund um seine Funktionsweise vor. Wie du dein Zeitmanagement mit der Eisenhower Methode optimieren kannst, lernst du hier.
Eisenhower Prinzip
Verfasst von: Redaktion | Artikel vom: 11.12.2017 | Aktualisiert am: 24.07.2019

Wichtige und Dringende Aufgaben – Von der Priorisierung von Aufgaben

„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Wer könnte das wohl gesagt haben? Genau – Dwight D. Eisenhower. Weil der 34. Präsident der Vereinigten Staaten so viel zu tun hatte, hat er gleich sein eigenes Zeitmanagement-System entwickelt (... wobei die Erfindung des Eisenhower-Prinzips ihm selbst nicht zu 100% nachgewiesen werden kann).

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1. Definition: Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower Prinzip stammt vom ehemaligen amerikanischen Präsident Dwight D. Eisenhower. Das Eisenhower Prinzip erfasst die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben und ermittelt individuelle Prioritäten. Bei der Einordnung der Aufgaben geht es um die Entscheidung, welche Aufgaben abgegeben (delegiert) werden und welche Aufgaben selbst erledigt werden müssen.

Das Eisenhower Prinzip ordnet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit

Quadrant 1 (Q1), also Aufgaben, welche sehr dringlich und sehr wichtig sind, sollten schnellst möglichst von einem selbst erledigt werden, Aufgaben im zweiten Quadranten (Q2) sind zwar wichtig, aber nicht allzu dringlich, weshalb man diese zwar immer noch selbst erledigen sollte.

In dritten Quadranten (Q3) sind Aufgaben, die delegiert werden müssen. Diese Aufgaben sind nicht allzu wichtig, aber zeitlich dringend. Somit solltest Du jemanden damit beauftragen.

Quadrant 4 (Q4) Aufgaben sind tendenziell komplett unwichtige Dinge (Sport, Zeitung lesen o. Ä.), welche in den ‚Papierkorb‘ verworfen, also komplett gelöscht werden können.

So funktioniert das Eisenhower Prinzip:

A)

Du erledigst deine wichtigen und dringlichen Aufgaben sofort und selbst.

B)

Du terminierst deine Aufgaben.

C)

Du delegierst die Aufgaben, die gemacht werden müssen – aber eben auch von anderen erledigt werden können.

D)

Du vergisst die Aufgaben, die keinen Sinn ergeben oder einfach nicht wichtig sind.


2. Die Eisenhower Matrix erklärt + Beispiel

Das Prinzip ist eine relativ simple Kategorisierung der „Wichtigkeit“ (in wichtig/nicht wichtig) und „Dringlichkeit“ (in dringend/nicht dringend) von Aufgaben in eine Art Tabelle: die Eisenhower Matrix.

Eisenhower-Matrix im Überblick:

 

DRINGEND

NICHT DRINGEND

WICHTIG

-Q1-

Eilig & Wichtig

(Sofort selbst erledigen)

-Q2-

Nicht Eilig aber Wichtig

(einplanen)

UNWICHTIG

-Q3-

Eilig aber Unwichtig

(delegieren)

-Q4-

Nicht Eilig & Unwichtig

(Papierkorb)

Bist Du noch kein amerikanischer Präsident oder auch kein Manager? Gar kein Ding – auch Du kannst von Eisenhower lernen und damit deine Aufgaben zeitlich strukturierter zu erledigen. Hier erstmal ein Beispiel für jede Kategorie – Q1 bis Q4:

Eisenhower Matrix einfach erklärt

Eisenhower Matrix
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Eisenhower Matrix
  • (Q1) – sofort selbst erledigen: Das Baby schreit oder das Essen auf dem Herd brennt an – das solltest du wirklich schnellstens selbst erledigen. Das gleiche gilt auch für die Vorbereitung der Präsentation, welche in 4 Stunden ansteht und Dir vom Chef höchstpersönlich zugeteilt wurde (und für welche Du noch nichts geplant hast). Hier sollte man wirklich die absolut wichtigsten Aufgaben eintragen, welche innerhalb kürzester Zeit und in ordentlicher Manier erledigt sein müssen. Falls die Präsentation erst nächste Woche gehalten wird, gehört sie in.
  • (Q2) – einplanen: Wichtige Aufgaben für die aber noch genügend Zeit vorhanden ist, oder anders gesagt; Aufgaben, welche weniger Zeit in Anspruch nehmen als verfügbar ist. Da die Präsentation zwar sehr wichtig ist, Du aber nur 3-4 Stunden für eine qualitativ hochwertige Version davon benötigst und noch eine ganze Woche Zeit dafür ist, gehört diese Aufgabe in Q1.
  • (Q3) – deligieren: Ein gutes Beispiel für jedermann wären hier Einkäufe: Der Kühlschrank daheim ist komplett leer. Essen musst Du trotzdem, aber wenn eine wichtige Aufgabe ansteht, welche nicht warten kann, kannst du die Nahrungsversorge auch einfach an den Pizzadienst ‚abgeben‘. Bedenke: Hier geht es um extreme Situationen, welche eine Priorisierung erfordern und da es eine Lösung für das Einkaufsproblem gibt, gehört dieses in Q3.
  • (Q4) – Papierkorb: So doof es auch klingt, der Gang ins Fitnessstudio muss in bestimmten Situationen einfach weggelassen werden. Da ja auch niemand an deiner Stelle für Dich Sport machen kann (wäre zwar echt cool), müssen die Muskeln halt auch mal kürzer treten und da Sport nicht zu äußerst wichtigen Aufgaben zählt, gehört das Ganze in Q4.

Selbstverständlich leiden wir Ottonormal-Nichtpräsidenten seltener an so einem akuten Zeitmangel, aber dennoch kann eine Unterteilung der zu erledigenden Dinge wirklich sinnvoll sein und Dir auch schlussendlich mehr Zeit verschaffen, da lohnt sich die 2 Minuten-Einteilung deiner Aufgaben in die Eisenhower-Matrix doch!

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3. Warum lohnt es sich Aufgaben zu kategorisieren?

Warum es sich lohnt, am Anfang des Tages alle Aufgaben kurz zu kategorisieren lässt sich sehr schnell erkennen: Wer Zeit damit verbringt, seine Einkäufe zu erledigen während eigentlich eine wirklich wichtige Aufgabe für die Arbeit innerhalb der nächsten Stunden oder des nächsten Tages ansteht, der wird als Konsequenz nach dem Einkaufen um 21 Uhr diese noch erledigen müssen. Hat da irgendjemand Lust drauf? Eher weniger.

Das Eisenhower Prinzip verhilft nicht nur zu einem exzellenten Überblick der Tagesaufgaben, sondern sorgt auch dafür, dass man am Ende des Tages die Aufgaben erledigt, welche absolut keine Konzentration erfordern. Du hast den Joghurt vergessen einzukaufen?

Kann schon nervig sein, den Job zu verlieren, weil Du Deine Aufgaben hierfür regelmäßig vernachlässigst und diese unter dem Stresseinfluss dann auch noch schlecht erledigst ist wahrscheinlich etwas nerviger. Wer allerdings von vorneherein sämtliche seiner Aufgaben nach Wichtigkeit sortiert, dem passiert sowas eher weniger, dadurch werden die Aufgaben auch mit dem voranschreitenden Tag unwichtiger und erfordern weniger Konzentration (im Idealfall).

Falls du während eines Bewerbungsprozesses zu einem Assessment Center eingeladen werden solltest, wird dir mit hoher Wahrscheinlichkeit die sogenannte Postkorbübung aufgetragen. Hierbei geht es um dein Organisationsgeschick. Online findest du verschiedene, beispielhafte Tests für die Postkorbübung und kannst dich so schon etwas darauf einstellen.


4. Vor- und Nachteile des Eisenhower Prinzip

Sie ist zwar äußerst nützlich, aber wie bei allem gibt es auch bei der Eisenhower Methode Vor- und Nachteile. Pro und Contra des Eisenhower Prinzips führen wir dir hier einmal auf.


Vorteile des Eisenhower Prinzips:

  1. Du hast ein klares und einfaches Entscheidungsprinzip für deine Aufgaben
  2. Du gewichtest deine Aufgaben nach „wichtig“ und „dringend“.
  3. Du ordnest deine Aufgaben und Tätigkeiten nach den richtigen Prioritäten (richtige Prioritäten setzen!). Und du erkennst die wichtigsten Aufgaben und erledigst sie zu erst.
  4. Du delegierst deine Aufgaben, schaffst dir Freiraum.
  5. Durch die Matrix lassen sich Zeitfresser leichter identifizieren.
  6. Du arbeitest zielorientierter.
  7. Das Eisenhower Prinzip lässt sich auch für das Privatleben einsetzen, um Träume und Ziele in naher Zukunft zu verwirklichen oder einfach nur Vokabeln zu lernen.

Nachteile des Eisenhower Prinzips:

  1. Es gibt Aufgaben, die zwar wenig wichtig und dringend sind, die aber nicht delegiert werden können.
  2. Nicht jeder kann Aufgaben delegieren oder hat die Befugnis dazu.
  3. Regelmäßige und wiederkehrende Aufgaben können oft schwer in die vier Kategorien oder Quadranten eingeordnet werden.
  4. Flexibilität geht verloren, spontaner Aufgabenzuwachs kann nur schwer integriert werden.

5. Fazit

Zeit gehört zu den wenigen Dingen im Leben, die du wirklich für kein Geld der Welt kaufen kannst. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du deine Zeit nicht mit unnötigen Zeitfressern oder schlechter Organisation verschwendest. Das gilt nicht nur in deinem Privatleben, denn ein produktives Zeitmanagement im Berufsleben ist genauso wichtig.

Grundsätzlich gilt: Organisiere dich so, dass du das Wichtigste zuerst erledigst. Danach kannst du deine Zeit allen anderen Dingen widmen. Das Eisenhower Prinzip kann dir jedenfalls bei der Einteilung der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit helfen. Außerdem kannst du damit eine Menge Zeit "sparen". Denn du weißt: Deine Zeit ist wertvoll und sollte deshalb nicht vergeudet werden.

Was du über Kompetenzen und Soft Skills wissen solltest:

Wenn du weitere Informationen zum Thema Soft Skills haben möchtest, dann bist du hier richtig. In dem ALPHAJUMP Karriereguide informieren wir dich über weitere Kompetenzen. Darüber hinaus findest Du weitere Themenbereiche wie Beruf, Bewerbung und Arbeitgeber. Have Fun!

Quellen:

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