Das Telefoninterview für Personaler Der Leitfaden eines Telefoninterviews!

Telefoninterviews aktiv in deinen Recruiting-Prozess einzubinden, kann dir die Arbeit um ein vielfaches vereinfachen. Gerade wenn dein Schreibtisch unter der Last der ganzen Bewerbungen schon anfängt zu sich zu biegen, bieten dir Telefoninterviews die Möglichkeit, eine wichtige Vorentscheidung zu treffen und die besten Kandidaten zu selektieren.

Allerdings sollte das Telefoninterview nicht einfach ein ungeplantes Gespräch sein, denn so besteht die Möglichkeit, nach dem Telefonat nicht wirklich schlauer zu sein. Im ALPHAJUMP Arbeitgeberguide erklären wir dir wie Du ein perfektes telefonisches Vorstellungsgespräch führst.

Telefoninterview
Verfasst von: Redaktion | Artikel vom: 14.11.2018 | Aktualisiert am: 07.02.2019

Tipps fürs perfekte Telefoninterview

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1. Was bringt ein telefonisches Vorstellungsgespräch?

Wenn dein Schreibtisch unter der Last der ganzen offenen Bewerbungen schon am krächzen ist, dann kann dir nur eine Vorselektion helfen. Schließlich ist Zeit gerade im Job eines Personalers Geld, denn du bist verantwortlich, am liebsten gestern schon, einen passenden Kandidaten für die offene Stelle im Unternehmen zu finden.

Eine von Personalern gern genutzte Möglichkeit, einfach und schnell aus erster Hand einige Informationen von den potentiellen Kandidaten zu erhalten, ist ein kurzes Telefoninterview. Aber was bringt denn ein kurzes telefonisches Vorstellungsgespräch vorab?

In erster Linie erstmal eines: Ordnung. Ein Telefonat ist, für beide Seiten, mit wesentlich niedrigerem organisatorischem Aufwand verbunden und hilft dir, in deiner verantwortungsvollen Aufgabe als Personalverantwortlicher, die richtigen Vorselektionen vornehmen zu können.

Dadurch kannst du deinen abgesagten Bewerbern gleichzeitig „einen Gefallen tun“, indem du ihnen bereits nach dem Telefoninterview mitteilst, dass wohl eher keine guten Aussichten für ihn bestehen die offene Stelle besetzen zu dürfen. Dadurch ersparst nämlich nicht nur du Zeit und Arbeit, sondern auch dem abgesagten Kandidaten, schließlich muss er sich nicht weiter auf dein Bewerbungsverfahren konzentrieren und kann seinen Fokus auf andere Unternehmen setzen, bei denen seine Chancen besser stehen.

Falls du alle Bewerber einer Stelle direkt zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch einlädst, zeigt das zwar wirkliche Hingabe für deinen Job und eine enorme Wertschätzung deiner Kandidaten, doch ist es gleichzeitig mit so viel Aufwand verbunden, dass es alle möglicherweise alle Rahmen sprengen könnte.

Ein telefonisches Vorstellungsgespräch bietet also eine unterstützende Funktion im unternehmensindividuellen Recruiting-Prozess. Ein Telefoninterview kann aber in den seltensten Fällen ein richtiges, Face-to-Face-Bewerbungsgespräch ersetzen.

Eine mögliche Erklärung, warum ein klassisches Bewerbungsgespräch nicht stattfinden könnte, wäre eine zu große räumliche Trennung zwischen dem Unternehmen und dem potentiellen Kandidaten. Doch dafür hat die weltweite Vernetzung natürlich auch eine adäquate Lösung gefunden: Das Skype Interview! Genauere Erläuterungen findest du auf dieser expliziten Seite zu Videointerviews via Skype.

Was genau Du in deinem Telefoninterview bzw. deinem telefonischen Vorstellungsgespräch beachten solltest, welche Fehler du vermeiden solltest und wie du das Bewerberverhalten korrekt interpretieren kannst, erklärt dir detailliert der ALPHAJUMP Arbeitgeberguide in diesem Artikel

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2. Ablauf eines Telefoninterviews

Nicht nur dein Gegenüber, also der Bewerber, muss sich auf ein Telefoninterview vorbereiten, sondern auch Du als Personaler solltest ein Telefoninterview ausreichend vorbereiten, damit es letztendlich zum Erfolg führt. Je nach Unternehmensstruktur kann ein Telefoninterview wirklich schon ausschlaggebend sein im unternehmensinternen Bewerbungsprozess.

Aber eine akribische Vorbereitung allein reicht noch nicht aus, um für den Erfolg eines Telefoninterviews garantieren zu können. Auch in der Durchführung und dem Ablauf sind einige Dinge zu beachten, die unter Umständen entscheidend sein können und trotzdem vielleicht vergessen werden.

Was gut vorbereitet sein will muss auch gut nachbereitet werden. Deine Arbeit hinsichtlich des Telefoninterviews hört nämlich nicht auf, sobald du den Hörer auflegst. Je nachdem kann die richtige Arbeit erst dann wirklich anfangen.

In diesen drei Phasen eines Telefoninterviews kommen ganz unterschiedliche Aufgaben auf dich zu als Personaler. Im Folgenden haben wir von ALPHAJUMP diese drei Stufen eines telefonischen Vorstellungsgespräches genauer erklärt.

2.1 Vorbereitung

Schon vor über zweieinhalbtausend Jahren wusste der chinesische Philosoph Konfuzius, dass Erfolg von der richtigen Vorbereitung abhängt. Das gilt auch heute noch und ist nicht nur auf den Erfolg eines telefonischen Vorstellungsgespräches zu beziehen.

Zitat Konfuzius - Telefoninterview
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Zitat Konfuzius - Telefoninterview

In der Vorbereitung eines Telefoninterviews gibt es einige Kleinigkeiten zu beachten, die nicht nur Dir als Personaler das Leben vereinfachen können, sondern auch gleichzeitig die verschiedenen Kandidaten von Vorteil sein können. In der nachfolgenden Liste haben wir die wichtigsten Punkte in der Vorbereitung eines Telefoninterviews zusammengefasst.

Termin vereinbaren

Natürlich kannst du ein telefonisches Vorstellungsgespräch auch spontan durchführen, doch häufig ist das weniger zielführend, als ein geplantes. Sehr viel erfolgsversprechender ist es, im Vorhinein einen Termin mit dem Bewerber zu vereinbaren.

Gerade bei berufstätigen Bewerbern ist es anzuraten, terminlich festzulegen, wann ein Telefoninterview stattfinden soll. So bringst du deinen Gesprächspartner nicht in die Bredouille, rufst ihn während seiner Arbeitszeit an, und zwar gerade in dem Moment, wenn ein Arbeitskollege oder sogar sein Vorgesetzter neben ihm steht.

PS: Offen gesagt kann ein spontanes Telefoninterview unfair gegenüber den möglichen Kandidaten sein, denn auch sie müssen sich auf ein solches telefonisches Vorstellungsgespräch vorbereiten und einstellen. Mit einem unerwarteten Anruf nimmst du ihnen diese Zeit der Vorbereitung und erwischst ihn möglicherweise zu einem ungünstigen Zeitpunkt.

Zeitpuffer einplanen

Wie schon gesagt, werden Telefoninterviews häufig von den Personalern verwendet, um eine Vorauswahl der Kandidaten vornehmen zu können und zu entscheiden, wer wirklich zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden sollte. Folglich stehen meist mehrere telefonische Vorstellungsgespräche an.

Damit du wirklich jedem Gespräch und Kandidaten deine volle Aufmerksamkeit zuwenden kannst und nicht direkt wieder die neue Nummer wählen musst, sobald du den Hörer aufgelegt hast, ist es wichtig, ein ausreichendes Zeitpuffer einzuplanen.

So hast du einen ausreichend Zeit und es entsteht auch kein Problem, falls ein Telefoninterview mal 5 Minuten länger geht als eigentlich geplant. Auf einen zusätzlichen Pluspunkt für einen Zeitpuffer kommen wir im folgenden Punkt zu sprechen.

Unterlagen des Bewerbers

In der Personalabteilung kommst du mit vielen verschiedenen Menschen in Kontakt. Gerade wenn du an einem größeren Recruitingrojekt arbeitest, wirst du mit vielen verschiedenen Bewerbungen arbeiten müssen.

Um dich auf die einzelnen Gespräche richtig vorbereiten zu können, sollte in deinem vorher erwähnten Zeitpuffer auch eingerechnet sein, die Unterlagen des anstehenden Bewerbers nochmal konzentriert durchzulesen. So kannst du dir die individuellen Fähigkeiten der Kandidaten nochmal ins Gedächtnis rufen.

Fragen im Telefoninterview und Gesprächsleitfaden

Nicht nur unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Bewerbungsgespräche ihren Zweck eher erfüllen, wenn sie auf einen detaillierten Fragenkatalog und einen gründlichen Gesprächsleitfaden aufbauen. Das gilt natürlich auf für Telefoninterviews.

Da ein telefonisches Vorstellungsgespräch meist kürzer ist, als ein direktes Bewerbungsgespräch (häufig reichen bereits 10 bis 15 Minuten), kannst Du meist einen bereits von dir erstellten Fragenkatalog bzw. Gesprächsleitfaden als Grundlage übernehmen und gewisse Änderungen und Einschränkungen einfügen.

Um nur eine typische Frage für ein bereites hier zu erwähnen: „ Können Sie mir ihre bisherige berufliche Laufbahn kurz zusammenfassen?“ Natürlich bietet es sich auch an, eine offene Frage zu stellen, die sich zum Beispiel auf kleinere Lücken im Lebenslauf zielen: „Könnten Sie mir noch etwas über den Übergang zwischen Universität und ihrem ersten Arbeitgeber berichten?“

In unserer Checkliste des Telefoninterviews haben wir einen möglichen Gesprächsleitfaden und einige potenzielle Fragen im Vorstellungsgespräch bereits integriert.

Wie du einen umfassenden Fragenkatalog und einen strukturierten Gesprächsleitfaden für deine anstehenden Face-to-Face Bewerbungsgespräche erstellst und was dabei besonders zu beachten ist, findest Du in unserem Artikel im Arbeitgeberguide: Ein Bewerbungsgespräch strukturiert führen.

Festnetz oder Mobil?

Festnetz oder Mobil? Zwar geht die aktuelle Entwicklung immer weiter weg von Festnetztelefonen und hin zu Smartphones, doch manchmal bietet das gute alte Festnetz trotzdem gewisse Vorteile.

Telefoninterview - Festnetz oder Mobil?
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Telefoninterview - Festnetz oder Mobil?

Das Mobilfunknetz kann je nach Anbieter, Region und anderen Faktoren schlicht und einfach keine flüssige Konversation ermöglichen, aufgrund von Rauschen oder sogar Funklöchern. Dadurch kann unter Umständen eine gewisse Verwirrung entstehen, aus der vermeidbare Missverständnisse resultieren.

Deshalb unser Tipp: Lass dir am besten eine Festnetznummer geben und telefoniere Du selbstverständlich auch nicht mit deinem Smartphone, damit Du ein missverständnisfreies und störungsarmes telefonisches Vorstellungsgespräch führen kannst.



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2.2 Durchführung

Bei der Durchführung eines Telefoninterviews solltest insbesondere auf dein Umfeld achten. Du solltest dafür sorgen, dass dein telefonisches Vorstellungsgespräch in einem ruhigen und vor allem störungsfreien Umfeld ablaufen kann.

Das bedeutet vielleicht auch die Arbeitskollegen zu bitten, dich in dieser Zeit nicht zu stören und wegen einer kurzen Frage das Telefoninterview zu unterbrechen. Allein ein offenes Fenster oder ein vibrierendes Handy kann den Gesprächsfluss enorm beeinflussen. Außerdem zeigst du dem Bewerber während diesen ersten persönlichen Gesprächen bereits eine Wertschätzung.

Was eigentlich selbstverständlich ist, doch in manchen Situationen doch schwierig sein kann: Halte dich an deinen vorher konzipierten Gesprächsleitfaden. Schließlich hast du dir Mühe gegeben einen flüssigen Leitfaden aufzusetzen und dir die Arbeit völlig umsonst gemacht, wenn du während des Gespräches dich nicht daran hältst.

Eine kurze Zwischenfrage: Kannst du dich noch an die besonderen Fähigkeiten deines letzten Bewerbers aus dem Kopf erinnern? Nicht? Gerade wenn du mehrere ausgeschriebene Stellen und Bewerber hast, oder sogar in einem Assessment Center arbeitest, kann es schnell passieren mal etwas durcheinander zu bringen.

Die simpelste Lösung keine möglichen folgeschweren Verwechslungen im Recruiting durchzuführen sind schlicht und ergreifend Notizen. Häufig reichen schon wenige Stichworte aus, um gewisse Erinnerungen an einen Bewerber oder ein Bewerbungsgespräch wieder aufzufrischen.

Ein weiterer unter Umständen schwieriger Punkt kann auftreten, wenn dir du kein Licht am Ende deines Arbeitstunnels siehst: Freundlichkeit. An manchen ganz besonders stressigen Tagen solltest du trotzdem versuchen, freundlich und offen ein Telefoninterview zu führen. „Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus.

Unser Tipp: Ein kurzes Lächeln bevor du die Telefonnummer wählst, kann sich positiv auf das gesamte Gespräch (und so manchmal auch den gesamten Tag) auswirken.

2.3 Nachbereitung

Nachdem Du dich verabschiedet und den Hörer aufgelegt hast, kommst du in eine andere Phase des telefonischen Vorstellungsgespräches: Die Nachbereitung.

Deine schon während des Gespräches angefertigten Notizen müssen vielleicht noch ergänzt werden oder vielleicht in eine unternehmensinterne Bewerberdatenbank eingepflegt werden. So steht meistens im Fokus der Nachbereitung eines telefonischen Bewerbungsgespräches die Informationsverwaltung.

Sobald du alle Telefoninterviews geführt hast, stehst du vor der kniffligen Aufgabe dein weiteres Vorgehen zu planen. Wer wird für ein zweites Vorstellungsgespräch ins Unternehmen eingeladen und gelangt so in die engere Auswahl für den neuen Job? Schließlich ist das der eigentliche Grund für solche telefonischen Vorstellungsgespräche.

3. Checkliste des Telefoninterviews zum Download

Einen umfangreichen Überblick über den möglichen Ablauf deines nächsten telefonischen Vorstellungsgespräches hast Du bis jetzt schon erhalten und im Folgenden haben wir für dich wirklich konkretes vorbereitet.

Dieses PDF Dokument zeigt eine, unserer Meinung nach, allumfassende Checkliste für Telefoninterviews, die du dir herunterladen kannst. So kannst du Schritt für Schritt von der Vorbereitung, über die Durchführung, bis zur Nachbereitung ein makelloses Telefoninterview abhalten.

4. Bewerberverhalten richtig interpretieren

Jeder Personaler weiß, dass die Arbeit in der Personalabteilung vieles mit der Psychologie gemein hat. Deine Aufgabe ist es, die Bewerber und deren Fähigkeiten einzuordnen, zu bewerten und am Ende den perfekten Kandidaten zu finden.

Dafür ist es wichtig, schon das Verhalten während des telefonischen Vorstellungsgespräches richtig interpretieren zu wissen. Einige Aspekte, die du während deines ersten Gespräches mit dem Bewerber erfahren kannst, haben wir dir hier kurz aufgelistet und erläutern sie dir.

  • Mangelnde Vorbereitung:

    Ein Bewerber, der nur um den heißen Brei herumredet, keine genauen Angaben machen kann und keine Struktur in seinen Antworten erkennen lässt, ist vor allem eines: Nicht gut vorbereitet!

    Die mangelnde Vorbereitung zeigt dir nicht nur, dass seine Bewerbung bei deinem Unternehmen scheinbar nicht von großer Bedeutung für ihn ist, sondern gibt dir bereits einen kurzen Einblick in seine tatsächliche Arbeitsweise.

  • Organisation:

    Insbesondere ein vorher terminlich festgesetztes Telefoninterview bietet dem Bewerber die Möglichkeit sich nicht nur ausreichend vorzubereiten, sondern auch Einfluss auf seine Umgebung zu nehmen.

    Schließlich versuchst auch du eine ruhige und störungsfreie Situation für das telefonische Vorstellungsgespräch zu organisieren. Laute Nebengeräusche während des Gespräches sind nicht nur ein Zeichen von schwachem Organisationsvermögen, sondern auch, in gewisser Weise, mangelndem Respekt.

  • Eigeninitiative:

    Da es nicht nur negatives Bewerberverhalten gibt, müssen wir wenigstens ein positives noch hervorheben: Eigeninitiative. Schließlich ist ein Bewerbungsverfahren keine reine Einbahnstraße vom Unternehmen zum Kandidaten.

    Gerade wenn du am Ende der Stellenanzeige betonst, dass du für ersten telefonischen Kontakt gern zur Verfügung stehst, nimmst du den Bewerbern in gewisser Form die Scheu und öffnest bereits deine Türen.

    In diesem Fall ist es allerdings wichtig, dass du spontan auf solche Telefonate reagieren kannst und vielleicht sogar einen verkürzten Interviewleitfaden schnell zur Hand hättest.

Der Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre der Otto-Friedrich-Universität Bamberg hat im Jahr 2011 eine wirkliche ausführliche Studie veröffentlicht über das gegenwärtige Bewerberverhalten. Diese experimentelle Untersuchung des Bewerberverhaltens ist definitiv sehr aufschlussreich in der Interpretation des Verhaltens von Bewerbern und kann in deiner Entscheidungsfindung wirklich behilflich sein.

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5. Leicht vermeidbare Fehler

Jeder Mensch macht in seinem Leben Fehler. Gerade bei Personalverantwortlichen können sich diese Fehler leider über Jahre hinweg ziehen und einen immer wieder einholen. Insbesondere in den aktuellen Entwicklungen weg vom Arbeitgebermarkt und hin zum Arbeitnehmermarkt. Viele Spezialisten gehen davon aus, dass das Personal in der Zukunft einer der wichtigsten Ressourcen für den Erfolg eines Unternehmens ist.

Deshalb ist es umso wichtiger, dass man versucht, die Fehlerquote in seiner Arbeit so gering wie nur möglich zu halten. Die häufigsten Fehler und auch wirklich leicht vermeidbaren haben wir für dich unter den folgenden Punkten zusammengefasst:

  • Kollektive Fragen:

    Einen Fragenkatalog anzufertigen für die (telefonischen) Vorstellungsgespräche kann eigentlich nur von Vorteil für dich sein. Allerdings sollte diese Auflistung der Fragen nicht in Stein gemeißelt sein.

    Wichtig ist, auch die individuellen Soft Skills der Kandidaten abzufragen und gegebenenfalls spontan reagieren und weiter darauf eingehen. So wirkst du als Gesprächspartner auch offener und hinterlässt mit Sicherheit einen positiven Eindruck als Arbeitgeber.

  • Ablenken lassen:

    In einem Telefoninterview steht vor allem eines im Vordergrund: Die Stimme des Kandidaten. Je nach Tonhöhe, Lautstärke oder anderen Faktoren, kann die Stimme deines Gesprächspartners schnell bestimmte Reaktionen bei dir auslösen.

    Wichtig ist, dich nicht als erstes von der Stimme des Bewerbers beeinflussen zu lassen und auf bestimmte Kompetenzen schließen. Du sollest objektiv die Stärken und Schwächen begutachten, um auf dieser Grundlage eine Entscheidung fällen zu können.

  • Voreilige Schlüsse:

    Nach einem 10-minütigen telefonischen Vorstellungsgespräches kannst du mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit noch keine wirkliche Entscheidung treffen können. Und trotzdem lassen sich einige Personaler bereits davon beeinflussen, verteilen Vorschusslorbeeren und überzeugen sich nicht wirklich von dem Eigentlichen Können des Kandidaten.

    Nur weil er oder sie bereits gewisse Aufgaben gelöst und Verantwortung in seinem Arbeitsleben übernommen hat, heißt das noch nicht, dass das auch in deinem Unternehmen so funktionieren kann.

  • Ungeduld:

    In den allerseltensten Fällen läuft ein Recruitingprozess so ab: Stellenanzeige schalten, eine Nacht schlafen, absoluten Wunschkandidaten einstellen. So sieht das Wunschdenken vieler Personaler aus, doch in Wirklichkeit brauchen sie in ihrer Arbeit häufig eines: Geduld!

    Sie dürfen sich nicht unter Druck setzen und unbedingt eine Entscheidung herbeiforcieren, denn in den meisten Fällen wird dies wirklich die perfekte Wahl für die zu besetzende Stelle sein.


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