Was ist Personalplanung? Definition, Aufgaben und Ziele der Personalplanung

Personalplanung umfasst alles, was sich mit dem Personal und dem Produktionsfaktor Arbeit beschäftigt. Dabei ist die Personalplanung der Ausgangspunkt für weitere Personalfunktionen. Die Personalplanung hat Einfluss auf die Personalbeschaffung, Leistung, Personalbeurteilung, Personalentwicklung und Personalvergütung. Bei einer effektiven Personalplanung steht der Arbeitgeber oder der Zuständige für diesen Bereich vor einigen Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Wir erzählen Dir in diesem Artikel alles rund um das Thema Personalplanung. Außerdem erläutern wir dir die Vorteile einer strukturierten Personalplanung und zeigen dir, wie du den Personalbestand, -bedarf und die Personalkosten berechnen kannst.

Arbeitgeber-Personalplanung
Verfasst von: Redaktion | Artikel vom: 22.10.2018 | Aktualisiert am: 07.02.2019

Wie gelingt mir eine gute Personalplanung?

Die Personalplanung ist ein Teil des Personalmanagements. Modernes Personalmanagement gehört schon lange nicht mehr zu den Recruiting Trends und zielt auf einen nachhaltigen Erfolg in der Human Resources Abteilung und im gesamten Unternehmen ab. Und um nachhaltigen Erfolg gewährleisten zu können, benötigt man eine gute Personalplanung und eine individuelle Personalplanung. Im Rahmen der Personalplanung geht es um den Faktor „Mensch“. Denn der Faktor „Mensch“ trägt einen wesentlichen Teil zum Erreichen der Unternehmensziele bei und somit zum gesamten Unternehmenserfolg.

1. Definition „Personalplanung“

Der Mensch ist wohl eines der wichtigsten Ressourcen in einem Unternehmen, denn gutes Personal kann der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens sein. Aus diesem Grund beschäftigt sich ein Unternehmen äußerst gründlich mit seinen personellen Ressourcen.

Das Personalwesen, ein Bereich der Betriebswirtschaft, das sich ausschließlich mit dem Personal beschäftigt, hat die Funktion, zielorientiert Personal bereitzustellen – nicht nur bei akutem Bedarf, sondern auch für die Zukunft. Hierbei wird die Personalplanung in Betracht gezogen. Denn Personalplanung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftiger personeller Entscheidungen, also die theoretische Organisation von zukünftigem Personal. Sie ist dafür zuständig, das Personal, egal ob auf kurzfristige, mittelfristige oder langfristige Sicht, im Unternehmen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Außerdem muss bei der Personalplanung berücksichtigt werden, dass das zur Verfügung stehende Personal in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht zu den Unternehmenszielen passt.

Dabei sollte die Personalplanung so realistisch und sinnvoll sein, wie nur möglich. Sie muss unter Berücksichtigung der finanziellen Mittel und den Interessen und Zielen des Unternehmens erfolgen. Zu den generellen Aufgaben der Personalplanung zählen die Verwaltung, Beschaffung und Verteilung des Personals im Unternehmen.

Eine gute Personalplanung macht jedes Unternehmen effizienter und produktiver.“

Der Personalplanung stellen sich einige Herausforderungen und Probleme. Ein Problem kann das Handeln unter Ungewissheit sein. Außerdem muss die Personalplanung viele Bedingungen berücksichtigen, wie Gesetze oder Tarife.

1.1 Strategische Personalplanung

Die strategische Personalplanung zielt auf eine langfristige Grobplanung von ungefähr fünf bis zehn Jahren ab. Dadurch soll bei der Personalplanung ein vorläufiges Bedarfsbild entwickelt werden, um den zukünftigen Stand des Unternehmens und den zukünftigen Personalbedarf möglichst genau abschätzen zu können. Dazu sollten aber auch zukünftige potentielle Kontextfaktoren mit in Betracht gezogen werden, denn Technologie entwickelt sich stetig weiter. Aber auch arbeitsrechtlich oder bildungspolitisch kann sich in der Zukunft einiges verändern. Des Weiteren müssen breite Entwicklungen, wie beispielsweise die Altersstruktur der Mitarbeiter, in der strategischen Unternehmensplanung mit einbezogen werden.

Bei der strategischen Personalplanung sollte das Personal am besten so ausgesucht werden, dass es zu den generellen zukunftsorientierten Zielen, aber auch den strategisch ausgerichteten Zielen des Unternehmens passt. Ist zum Beispiel das Ziel den Kundenstamm des Unternehmens in den nächsten fünf bis zehn Jahren auszubauen, so sollten vertriebsorientierte Mitarbeiter eingestellt werden.

1.2 Operative Personalplanung

Die operative Personalplanung orientiert sich an einem kurzfristigen Zeitraum von ein bis drei Jahre. Es ist die kurzfristige Detail- und Maßnahmenplanung. Kurzfristige Ziele beinhalten konkrete Maßnahmen zur Implementierung von Personalprogrammen. Bei der operativen Personalplanung ist darauf zu achten, dass die lang- und mittelfristigen Entscheidungen in konkrete Handlungsanweisungen umgesetzt werden. Darauf aufbauend sollten klare Anforderungsprofile formuliert werden, die vor allem bei den Stellenausschreibungen von Bedeutung sind. Abgesehen von der Quantität sollten vorhandene Mitarbeiter auch auf ihre Qualität validiert werden - also welche Mitarbeiter haben auf ihrer Position noch Schulungsbedarf? Diese sollten dann gezielt geschult werden.

1.3 Taktische Personalplanung

Die taktische Personalplanung ist der Mittelweg zwischen der strategischen und operativen Personalplanung. Sie ist die mittelfristige Umsetzungsplanung und orientiert sich an einen Rahmen von ungefähr drei bis fünf Jahren. Diese taktischen, mittelfristigen Ziele können detaillierter formuliert werden als die operativen Ziele, da es sich um einen längeren Zeitraum bei der Planung handelt. Anders als bei der strategischen Planung betrifft die taktische Planung nur Teilbereiche des Unternehmens. Nur die, die zur Umsetzung von Personalstrategien beitragen, also meist die mittlere Managementebene.

Vorteile einer strukturierten Personalplanung

Eine strukturierte Personalplanung bietet nicht nur für das Unternehmen Vorteile, sondern auch für die Mitarbeiter. Wir haben für Dich die Vorteile aufgelistet, die für eine strukturierte Personalplanung sprechen:

Vorteile für das Unternehmen:
  • Effizienzsteigerung
  • Frühzeitige Erkennung von Personalengpässen
  • Erkennen von Personalentwicklungsbedarf
  • Reduktion von Personalkosten
  • Unternehmen ist unabhängiger vom externen Arbeitsmarkt
Vorteile für Mitarbeiter:
  • Erkennen von Aufstiegschancen
  • Vorbereiten auf Veränderungen am Arbeitsplatz
  • Höhere Planbarkeit von personalpolitischen Maßnahmen
  • Erhöhen der Sicherheit des eigenen Arbeitsplatzes

Die strategische Planung gewinnt heutzutage an Bedeutung, aufgrund des umfassenden gesellschaftlichen Wandels, aber auch wegen des demografischen Wandels. Jedoch bewegt sich der größte Teil der Personalplanung auf der operativen Ebene, da die Unternehmen eher kurzsichtig agieren.

2. Teilbereiche der Personalplanung

Welche Bereiche sind Bestandteil der Personalplanung und was sind deren Aufgaben?

Die Personalplanung ist in mehrere Teilbereiche unterteilt, die sich alle auf das Thema Personal konzentrieren. Sie hängen alle miteinander zusammen und tragen zum Ziel der Personalplanung bei. Zu den Teilbereichen gehört die Personalbestandsplanung, die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffung und Personalauswahl sowie die Personalkostenplanung und viele weitere. Im nachfolgenden Abschnitt haben wir alle nützlichen Infos zu den einzelnen Teilbereichen für dich zusammengefasst.

2.1 Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung ist der erste Schritt in der Personalplanung. Sie ist die Basis auf der alle weiteren Entscheidungen getroffen werden. Der Personalbestand bildet zum Beispiel die Grundlage für die weitere Berechnung des Personalbedarfes. Bei der Personalbestandsplanung wird der zugrundeliegende Ist-Stand des Personals im Unternehmen bestimmt. Dieser Bereich entscheidet darüber, an welchen Stellen die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter in dem Unternehmen eingesetzt werden sollen.

2.2 Personalbedarfsplanung

Unter Berücksichtigung von ausgewerteten Analysen und dem personellen Ist- Zustand im Unternehmen, ermittelt die Personalbedarfsplanung den Soll-Zustand im Hinblick auf die zukünftigen Entwicklungen eines Unternehmens. Die Kernaufgabe der Personalbedarfsplanung ist den Personalbedarf in quantitativer, qualitativer, räumlicher und zeitlicher Hinsicht zu bestimmen. Dabei sind die quantitative und die qualitative Personalbedarfsplanung nicht trennbar und sollten somit gleichzeitig durchgeführt werden. Die Personalbedarfsplanung ermittelt zum Beispiel, ob für die zukünftigen Entwicklungen und Projekte eventuell ein Führungskräftebedarf entstehen könnte oder nicht. Weitere Aufgaben, die sich aus der Personalbedarfsplanung ergeben könnten sind Personalbeschaffung, Personalentwicklung oder Personalfreisetzung.

2.3 Personalbeschaffung und Personalauswahl

Was versteht man unter Personalbeschaffung?

Der gängige Begriff, der heutzutage für die Personalbeschaffung verwendet wird ist Recruiting. Allgemein gesagt ist die Personalbeschaffung der gesamte Prozess von der Suche bis zur Bereitstellung von Arbeitskräften. Recruiting kommt dann zum Einsatz, wenn durch die Personalbedarfsplanung ein Defizit aufgedeckt wurde, das beseitigt werden soll. Mithilfe der Personalbeschaffung soll demnach die Unterdeckung in Bezug auf die Anzahl, Art, Zeit und Ort beseitigt werden.

Die Beschaffung von neuen Fach- und Führungskräften ist entscheidend für die Optimierung der Wettbewerbsfähigkeit und für den Unternehmenserfolg. Die Personalbeschaffung kann auf zwei Wegen erfolgen- intern oder extern. Vorhandene Ressourcen werden bei der internen Personalbeschaffung verlagert, sodass keine Neukosten entstehen. Durch interne Besetzung der Stellen im Unternehmen lassen sich langwierige Recruiting-Prozesse umgehen. Aber auch die Mitarbeiter haben die Chance sich intern weiterzuentwickeln, wenn sie das wünschen und die Position wechseln wollen. Ist die interne Personalbeschaffung unzureichend und es sind nicht genügend Mitarbeiter vorhanden, so müssen Maßnahmen der externen Personalbeschaffung herangezogen werden. Dabei muss eine Feststellung der Personalanforderungen erfolgen sowie eine Bewerbersuche.

Stehen passende Bewerber zur Verfügung muss eine Auswahl getroffen werden. Die Hauptaufgabe der Personalauswahl besteht darin das Eignungspotenzial der Bewerber festzustellen mit dem Ziel, diejenigen Bewerber auszusuchen, die den Anforderungen der zu besetzenden Stelle entsprechen. In einem Vorstellungsgespräch, sei es persönlich, übers Telefon oder über Skype muss der Kandidat hinsichtlich der Stellenanforderungen bewertet werden. Zudem kann der Personaler Tests heranziehen, um das Eignungspotenzial des Bewerbers zu ermitteln. Persönlichkeitstests, Intelligenztests oder Leistungstests können hier hilfreich sein. Weitere Methoden zur Selektion von Kandidaten sind Rollenspiele, Szenarios oder Assessment Center. Ist der passende Kandidat ausgesucht worden, steht eine Einführung und Einarbeitung in das Unternehmen, das sogenannte Onboarding, an, das ebenfalls Teil der Personalbeschaffung ist.

Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung im Überblick

Interne Personalbeschaffung

Vorteile

Nachteile

  • Eröffnung von Aufstiegschancen
  • Stellungen für Nachwuchskräfte werden frei
  • Betriebskenntnisse des Bewerbers
  • Kenntnisse über die Fähigkeiten des Mitarbeiters
  • Geringere Beschaffungskosten
  • Schnellere Besetzung der Stelle
  • Kleinerer Bewerberpool
  • Keine Lösung des quantitaviven Bedarfes
  • Ggf. hohe Fortbildungskosten
  • Betriebsblindheit
  • Evtl. Spannungen in der Belegschaft

Vor- und Nachteile der externen Personalbeschaffung im Überblick

Externe Personalbeschaffung

Vorteile

Nachteile

  • Größere Auswahlmöglichkeiten
  • Neue Impulse für den Betrieb
  • Neues Wissen / neue Erfahrungen durch Kenntnisse aus anderen Betrieben
  • Einstellungen löst das Beschaffungsproblem direkt
  • Höhere Beschaffungskosten
  • Blockieren von Aufstiegsmöglichkeiten
  • Höheres Risiko
  • Stellenbesetzung ist zeitaufwendiger
  • Negative Auswirkungen auf das Betriebsklima
  • Hohe externe Einstellungsquote wirkt fluktuationsfördernd

Tipps für die Praxis

  • Ausgewogenes Verhältnis zwischen internen und externen Recruiting finden, unter der Berücksichtigung der Situation auf den Arbeitsmärkten
  • Externe Stellenbesetzung erst dann vornehmen, wenn intern kein geeigneter Mitarbeiter vorhanden sein sollte- denn:

„Es gehört zu einer modernen Führungskultur, der internen Stellenbesetzung […] den Vorrang einzuräumen, also freie Stellen bevorzugt aus den eigenen Reihen zu besetzen.“

Benötigst du noch mehr Informationen zum Recruiting? Alles Wichtige dazu und zu vielen anderen Themen der HR-Welt findest du in unserem ALPHAJUMP Arbeitgeberguide!

2.4 Personalbeurteilung

Bei der Personalbeurteilung wird das Personal aufgrund der Leistung bewertet. Es ist die geplante, formalisierte und standardisierte Bewertung von den Organisationsmitgliedern. Die werden im Hinblick auf ausgewählten Kriterien, auf der Basis sozialer Wahrnehmungsprozesse im Alltag, durch beauftragte Personen beurteilt. Die Aufgabe der Personalbeurteilung ist die Gewinnung und Auswertung von Informationen über die Persönlichkeit, das Verhalten und den Ergebnissen eines Mitarbeiters. Diese Auswertungen können für die Personalentwicklung, Personaleinsatzplanung und Personalentscheidungen, Leistungsverbesserung und die Beratung und Förderung von Mitarbeitern genutzt werden. Ein paar Beispiele für solche Beurteilungskriterien können sein:

  • Arbeitsverhalten
  • Persönliches Auftreten
  • Geistige Anlagen
  • Verhalten gegenüber anderen Mitarbeitern oder Vorgesetzten
  • Führungsverhalten

2.5 Personalentwicklung

Was versteht man unter Personalentwicklung?

Die Personalentwicklung ist für die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter zuständig. In diesem Bereich sollten die Arbeitsfähigkeiten und Motivation der Mitarbeiter gefördert werden. Denn bessere Qualifikationen und zufriedene Mitarbeiter mit hoher Motivation tragen zum Unternehmenserfolg bei. Zu den zukünftigen Herausforderungen der Personalentwicklung wird oft die Führungskräfteentwicklung, die immer älter werdende Belegschaft, Work-Life Balance, Internationalisierung und Transformation der Unternehmenskultur und die Strategieoptimierung gesehen.

2.6 Personaleinsatzplanung

Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?

Dieser Teilbereich der Personalplanung ist dafür zuständig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterkapazitäten kurz-, mittel- und langfristig gedeckt sind. Er ist aber auch dafür zuständig die Mitarbeiter je nach Fähigkeiten, Neigungen und Interessen den entsprechenden Positionen, Aufgaben und Projekten im Unternehmen zuzuordnen. Je nach Besetzung der Position sollten die Anforderungs- und Fähigkeitsprofile des Mitarbeiters möglichst übereinstimmen.

Ein Personaleinsatzplaner muss darauf achten, dass eine Über- oder Unterdeckung vermieden wird, um ein Gleichgewicht zwischen Auftragsvolumen und Arbeitszeit zu schaffen. Dabei muss auch beachtet werden, dass Mitarbeiter sich Urlaub nehmen oder Krankheitsbedingt ausfallen können. Der Planer hat zu berücksichtigen, dass nicht mehrere Mitarbeiter gleichzeitig frei nehmen, damit der Arbeitsrhythmus nicht gestört wird und es nicht zu Personalengpässen kommt.

Ziele Personaleinsatzplanung:

  • Erforderlichen Personalbedarf decken
  • Produktivitätssteigerung
  • Kostensenkung
  • Flexibilisierung

2.7 Personalkostenplanung

Allgemein gesehen, dient die Personalkostenplanung der Vorkalkulation, der innerbetrieblichen Lenkung und der Kostenkontrolle. Die Personalkostenplanung hat einen besonders großen Einfluss auf die Personalplanung. Sie kann die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens beeinflussen und die Zukunftssicherung steuern. Zu den zentralen Zielen der Personalkostenplanung zählen die Ermittlung der Personalkosten in verschiedenen Bereichen und Zeiträumen, die Ermittlung der Personalkostenentwicklung, Erstellung von Kennzahlen und Statistiken der Kostenarten.

2.8 Personalcontrolling

Was versteht man unter Personalcontrolling?

Das Personalcontrolling kann sowohl zum Bereich des Personalwesens als eine eigenständige Funktion gezählt werden als auch zum Bereich des Unternehmenscontrollings. Im Personalcontrolling stehen nicht einzelne Mitarbeiter im Fokus, sondern die Gesamtheit der Mitarbeiter oder vereinzelte Gruppen.

Das Personalcontrolling konzentriert sich auf die:

  • Mitarbeiterzahlen
  • Personalplanung
  • Planstellen
  • Personalrisiko
  • Bildungsbedarfsanalysen
  • Kostenstrukturen etc.

Dieser Bereich arbeitet mit Statistiken und Datenbeständen. Nicht nur rückblickende und monatsaktuelle Personalstatistiken werden mit dem Personalcontrolling erstellt sondern auch Zukunftsbetrachtungen mithilfe von Prognosedaten. Personalcontrolling arbeitet überwiegend mit diesen Daten: Ist-Daten, Vorausschau-Daten und Prognose-Daten.

Aber auch die Evaluation der Personalarbeit gehört in den Aufgabenbereich des Personalcontrollers, wobei sich diese Richtung stark an Prozess-, Organisations- und Qualitätsmanagement orientiert.

2.9 Personalfreisetzung

Besteht in einem Unternehmen Personalüberschuss, der sich wirtschaftlich negativ auf das Unternehmen auswirkt, so muss Personal freigesetzt werden. Ein Abbau von Personal lässt sich nicht immer vermeiden, gerade wenn es für das Unternehmen nicht mehr rentabel ist. Freisetzung ist nicht immer gleich mit Personalentlassung gleichzusetzen, denn Personalfreisetzung kann auch durch Stundenabbau, Frühverrentung oder Positionswechsel in Unternehmen erfolgen. Jedoch sind manchmal Kündigungen und Abfindungszahlungen unvermeidbar. Ist eine Personalfreisetzungsplanung aber vorausschauend genug, entsteht solch ein Überdeckungsfall erst gar nicht, sodass solche Situationen umgehen werden können.

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3. Ziele der Personalplanung

Was sind die Ziele der Personalplanung?

Die Personalplanung ist ein wichtiger Teil der Unternehmensplanung und daher von großem Wert für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Denn gute Mitarbeiter tragen zur Effizienz und Produktivität des Unternehmens bei – je zufriedener die Mitarbeiter, desto besser ist ihre Arbeit, sprich, desto besser ist das Unternehmen! Egal ob größere Unternehmen & Konzerne oder auch in mittelständischen Unternehmen.

Auch durch eine optimale Verteilung der Mitarbeiter zu den richtigen Aufgabenfeldern können zur Produktivitätssteigerung beitragen. Das größte Ziel der Personalplanung ist, durch eine fortlaufende Optimierung den idealen personellen Soll- Zustand zu erreichen.

4. Berechnungen

Wie berechne ich den Personalbestand und den Personalbedarf für eine effiziente Personalplanung?

Mitarbeiter sind immer mit Kosten verbunden. Daher ist es von Vorteil diese Kosten im Auge zu behalten. Diese Berechnungen sollen dir dabei helfen, den Personalbestand, den Personalbedarf und die Personalkosten zu ermitteln.

4.1 Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung umfasst die Personalabdeckung in einem Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes.

Rechnung Personalbestandsplanung:

Aktueller Bestand

geplante o. ungeplante Abgänge

+ geplante o. ungeplante Zugänge

= zu erwartender Personalbestand im Zeitraum X

Mithilfe der oben dargestellten Gleichung kann der quantitative Personalbedarf eines bestimmten Zeitraumes errechnet werden. Hier werden geplante oder ungeplante Abgänge und mögliche Zugänge gegen gerechnet.

Gründe für mögliche Personalaustritte können Kündigungen, Arbeitsunfähigkeit, Mutterschutz oder Elternzeit, interne Versetzungen sowie Pensionierung u. v. m. sein.

Personalzugänge können aufgrund der Rückkehr aus der Elternzeit oder Mutterschutz, Rückkehr aus Langzeitbeurlaubungen, Neueinstellungen (Recruiting, Mobile Recruiting) oder den Einsatz von Leiharbeitnehmern erfolgen.

4.2 Personalbedarfsermittlung

Die Ermittlung des Personalbedarfs ist eine zentrale Herausforderung im Bereich der Personalplanung. Zentrale Begriffe sind hierbei Bruttopersonalbedarf, Nettopersonalbedarf sowie fortgeschriebener Personalbestand. Wir erläutern dir diese Begriffe und erklären dir die Unterschiede zwischen ihnen. Außerdem schildern wir dir die Vorgehensweise, um den Personalbedarf zu ermitteln.

Rechenschritt 1: Bruttopersonalbedarf

Zunächst: Was versteht man unter dem Begriff des Bruttopersonalbedarfs? Ganz einfach- es ist ein ein Planwert, der alle Mitarbeiter umfasst, die ein Unternehmen insgesamt braucht, um die generellen Unternehmensziele zu erreichen. Diese Unternehmensziele können unterschiedlich definiert sein- je nach Unternehmen.

Rechenschritt 2: Fortgeschriebener Personalbestand

Um den Nettopersonalbedarf ermitteln zu können, ist es wichtig den fortgeschriebenen Personalbestand auszurechnen. Ohne diesen ist es unmöglich vom Bruttopersonalbestand auf den Nettopersonalbedarf zu kommen.

Unter dem fortgeschrittenen Personalbedarf versteht man die Zahl der Mitarbeiter, die zu dem Zeitpunkt im Unternehmen arbeiten werden für den du den Bruttopersonalbedarf errechnest. Es werden beim fortgeschriebenen Personalbestand also alle feststehenden Kündigungen und alle bereits neu eingestellten Mitarbeiter berücksichtigt.

Rechnung Fortgeschriebener Personalbestand:

Aktueller Personalbestand

+ Personalzugänge

- Personalabgänge

= Fortgeschriebener Personalbestand

Rechenschritt 3: Nettopersonalbedarf

Der Nettopersonalbedarf ist die Anzahl der Mitarbeiter, die in einem Unternehmen neu eingestellt werden bzw. entlassen werden müssen, um den optimalen Personalbestand zu ermitteln. Der optimale Personalbestand entspricht dabei genau dem Bruttopersonalbedarf.

Die Differenz aus dem Bruttopersonalbedarf und dem fortgeschriebenen Personalbedarf ergibt den Nettopersonalbedarf.

Rechnung Nettopersonalbedarf:

Bruttopersonalbedarf

- fortgeschriebener Personalbedarf

= Nettopersonalbedarf

4.3 Personalkosten

Mit der Berechnung von Personalkosten wird ermittelt, wie viel die Mitarbeiter eines Unternehmens kosten. Man sollte die Personalkosten stets im Blick haben, denn sie können höher ausfallen als man vielleicht erwartet. Nicht nur Bruttogehalt oder gesetzliche Sozialabgaben gehören zu den Personalkosten, sondern auch Urlaubsgeld, Weiterbildungen oder Lohnfortzahlungen bei Krankheitsfällen und viele andere Faktoren. Mit den Berechnungen der Personalkosten kann der Arbeitgeber kalkulieren, ob sich weitere Anstellungen für das Unternehmen lohnen.

Personalkosten werden zwischen direkten und indirekten Personalkosten unterschieden. Bei der Berechnung der Personalkosten müssen sowohl die direkten als auch die indirekten Personalkosten berücksichtigt werden.

Direkte und Indirekte Personalkosten

Direkte Personalkosten

Indirekte Personalkosten

  • Monatl. Bruttogehalt für den Arbeitgeber
  • Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Büromöbeln, Computer, Telefon
  • Monatl. Abzüge für die Rentenversicherung
  • Firmenwagen
  • Monatl. Abzüge für die Krankenversicherung
  • Laptop
  • Monatl. Abzüge für die Arbeitslosenversicherung
  • Handy
  • Monatl. Abzüge für die Pflegeversicherung
  • Büromieten und Nebenkosten
  • Urlaubsgeld
  • Kosten für Büromaterial
  • Weihnachtsgeld
  • Kosten für Geschenke oder Sachbezüge
  • 13. Monatsgehalt
  • Recruitierungskosten eines Mitarbeiters
  • Boni
  • Reise- und Bewirtungskosten
  • Anfallende Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung
  • Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall
  • Monatliche Umlagen zur Entgeltfortzahlungen und zum Insolvenzgeld
  • Monatl. Beiträge zu Berufsgenossenschaft

Rechnung Personalkosten:

$$ Personalkosten\text{ } pro \text{ }Mitarbeiter = \frac{ gesamte \text{ }Personalkosten }{Ø \text{ }Anzahl \text{ }der\text{ } Mitarbeiter } $$

Hierbei ist zu beachten, dass die Anzahl der Mitarbeiter schwanken kann. Aus diesem Grund sollte die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum zur Berechnung herangezogen werden.

Die konkreten Kosten eines bestimmten Mitarbeiters kannst du so ausrechnen:

Wenn dir die Gesamtkosten, also die direkten und indirekten Kosten deines Mitarbeiters bekannt sind, dann kannst du diese anfallenden Gesamtkosten ins Verhältnis zum Jahresbruttogehalt setzen.

$$ \frac{ direkte \text{ }+ \text{ }indirekte \text{ }Kosten \text{ }des }{ Bruttoeinkommen \text{ }pro \text{ }Jahr } $$

Zur Veranschaulichung ein Beispiel:

Bruttojahresgehalt x 1,7= tatsächliche Personalkosten

Das Unternehmen muss daraufhin entscheiden, ob der einzelne Mitarbeiter einen Beitrag zum Unternehmensgewinn leistet oder nicht. Lohnt es sich für das Unternehmen, wirtschaftlich gesehen, den Arbeitnehmer zu beschäftigen? Das ist dann der Fall, wenn der Mitarbeiter einen höheren Beitrag zum Unternehmensgewinn leistet, als seine Personalkosten sind.

5. Tools für die Personalplanung

Welche Tools können für die Personalplanung hilfreich sein?

Es gibt viele Tools und Softwareprogramme, die dich bei der Personalplanung unterstützen können. Die Nutzung von Softwareprogrammen ist heutzutage ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens, denn die meiste Arbeit stützt sich auf Softwareprogrammen und vereinfacht sie.

Wir haben dir hier einige Tools aufgelistet, die dir bei dir Personalplanung nützlich sein können.

5.1 A-Plan

Die Software A-Plan ist für die Ressourcen- und Projektplanung konzipiert. Sie ist einfach und schnell erlernbar sowie preiswert. Es ist ein Programm, um alles zu managen, was das Ressourcenmanagement, Projektcontrolling, Dokumentationsmanagement anbelangt. Obwohl A-Plan von den Basisfunktionen bewusst einfach gehalten ist, kann man aufgrund seines flexiblen Aufbaus auch Infos rund um Projektportfoliomanagement (PPM), Risikomanagement und Skillmanagement verwalten.

Weitere Infos (Externer Link zu braintool.com)

5.2 TEAMHERO

Die Personalplanungssoftware TEAMHERO zielt auf eine effiziente und zeitsparende Personalplanung ab. Merkmale dieser Software sind:

  • Effiziente Ressourcenplanung für die gezielte Rekrutierung
  • Zentralisierte Kommunikation für Absprachen
  • Hohe Rechts- und Datensicherheit bei Verträgen und Datenübertragung
  • Integriertes Qualitätsmanagement zur umfassenden Personalbewertung

Mithilfe dieser Software hat man alles im Überblick. Man wird durch sie auf Personalbedarf aufmerksam und hat eine Übersicht über alle Projekte, anstehenden Aufgaben, Statistiken und den kompletten Aktivitätsverlauf der Personalplanung.

Weitere Infos (Externer Link zu teamhero.de)

5.3 Cornerstone Succession

Hier findest du mehrere Cloud-basierte Anwendungen rund um die Personalplanung, wie für das Recruiting, Learning, Management und die Vernetzung von Mitarbeitern. Du kannst zwischen Recruiting Suite, Learning Suite, Performance Suite und der HR Suite wählen.

Weitere Infos (Externer Link zu cornerstoneondemand.de)

5.4 edPEP/ edTIME

EdPEP ist ein Einsatzplanungssystem zur effizienten Planung und Auswertungen von personellen Ressourcen und Arbeitszeiten. Durch das System können Schichtpläne erstellt werden, Aufgaben und Arbeitsdokumente verteilt werden und es kann über die Software kommuniziert werden. Darüber hinaus erhält man mithilfe dieses Programmes eine Kostenübersicht und hat die Möglichkeit Analysen durchzuführen.

Mit der Software edTIME lassen sich Arbeitszeiten und Pausen digital erfassen.

Weitere Infos (Externer Link zu ed-portal.de)

5.5 cSTAFF

cSTAFF ist eine Software konzipiert für das agile Personalmanagement. Mithilfe dieses Tools hat man eine Übersicht über alle Arbeitszeiten sowie An- und Abwesenheiten. Man kann Mitarbeiterstammdaten und Kostenstellen anlegen und verwalten und Urlaubsanträge freigeben oder ablehnen. Des Weiteren lassen sich Schichten erstellen und Ruhezeiten pflegen.

Weitere Infos (Externer Link zu catkin.eu)

Easypep

Easypep ist ein Online Dienstplaner inklusive Abwesenheits- und Urlaubsplaner. Mithilfe von diesem Tool können auch Mitarbeiter online Urlaubsanträge stellen, die du dann bestätigen oder ablehnen kannst. Wie auch bei den vorherigen, lässt sich mit diesem Tool die Schichtplanung- Urlaubsplanung sowie Zeiterfassung erstellen und ermitteln. Diese Software wirbt mit ihrer einfachen Anwendung.

Weitere Infos (Externer Link zu easypep.de)

smartsheet

Smartsheet stellt dir unterschiedliche Excel- Vorlagen zur Verfügung, die der Personalplanung dienen sollen. Als Personaler ist es wichtig, gut organisiert zu sein, um den Überblick über die verschiedenen Aufgabenbereiche der Personalplanung zu behalten und um nichts zu vergessen oder zu übersehen. Neben den Excel Vorlagen, gibt es auch ein Arbeitsmanagement-Tool, wodurch sich das Personalmanagement einfacher als mit Excel gestalten lässt.

Weitere Infos (Externer Link zu smartsheet.com)

Quellen und weiterführende Links:

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